El padrón de asociados no es un simple listado administrativo ni una mera formalidad. En el régimen cooperativo, constituye un instrumento jurídico, cuya regularidad determina el cumplimiento mismo del objeto cooperativo, por eso es necesaria su corrección y actualización. Si bien los argumentos se exponen en relación a las cooperativas, el mecanismo puede ser aplicado tanto en mutuales como en asociaciones civiles.
El fundamento jurídico del control del padrón.
La Ley 20.337 impone a la cooperativa la obligación de llevar y mantener actualizado el Libro de Registro de Asociados, cuya eficacia es constitutiva y oponible a la cooperativa, coasociados como a terceros desde su asiento. Esto significa que la calidad de asociado no se presume, sino que existe jurídicamente en la medida que se verifica su registro.
Desde esta perspectiva, el control del padrón no es una facultad discrecional del Consejo de Administración, sino un deber jurídico que deriva directamente de su responsabilidad como órgano de gestión y custodia de los registros sociales. La omisión de ese adecuado control compromete los intereses de la entidad, con efectos hacia terceros, pudiendo afectar incluso la regularidad de la vida institucional.
La habilitación para verificar la subsistencia de la condición de asociado.
El art. 38 de la Ley 20.337 brinda el sustento normativo para que el Consejo de Administración verifique la subsistencia de los requisitos estatutarios sobre la condición de asociado. Esa habilitación comprende la carga de requerir la actualización de datos relevantes que incidan en dicha condición.
Así, resulta legítimo exigir información vinculada, por ejemplo, al fallecimiento del asociado, cambios de domicilio, cese del factor objetivo que motiva la asociación, ausencia de interés o cualquier otro hecho que tenga incidencia directa en la posibilidad de vincular a la persona con el servicio que presta la cooperativa. Naturalmente que estas atribuciones deben aplicarse con criterios objetivos, razonables y respetuosos de la privacidad.
La depuración del padrón como consecuencia de una situación fáctica.
Cuando el control del padrón revela la imposibilidad material de vincular al asociado, sus herederos o derechohabientes, con el servicio cooperativo, la entidad se enfrenta a una situación particular porque, sin tratarse de una exclusión, ni de una cesión de derechos, ni de una sanción disciplinaria; se encuentra ante una situación jurídica por la desaparición de una situación fáctica indispensable para el funcionamiento del vínculo cooperativo.
En estos casos, mantener formalmente la condición de asociado carece de efectos sustanciales porque, si no es posible cumplir con el objeto social a su favor, ni exigir el cumplimiento de sus obligaciones, o el asociado perdió el interés asociativo, la condición se vuelve una mera ficción registral.
Es en este contexto aparece la llamada “depuración del padrón”, entendida como la baja registral por extinción de la situación fáctica que daba sentido al vínculo. No existe acción judicial viable contra un asociado inubicable ni posibilidad real de prestar el servicio cooperativo; la depuración no crea esa realidad, simplemente la reconoce.
Efectos y alcances de la depuración.
La depuración del padrón produce efectos exclusivamente registrales y frente a la cooperativa desde su inscripción en el Libro de Registro de Asociados. La anotación da publicidad a algo que en los hechos ya se había extinguido, siempre que no se afecten derechos patrimoniales.
Por ello, la depuración no es un acto sancionatorio ni disciplinario, ni afecta derechos adquiridos. Se limita a constatar que la condición de asociado ha quedado vacía de contenido por la desaparición de su presupuesto fáctico.
Límites al control del padrón.
Las atribuciones de control no son ilimitadas. Están claramente condicionadas por el respeto del orden público, el debido proceso interno y el principio de razonabilidad. La cooperativa no puede, bajo el pretexto de control registral, disimular sanciones no previstas estatutariamente, vulnerar derechos subjetivos ni afectar ilegítimamente el patrimonio de los asociados.
Precisamente por ello, la depuración debe disponerse mediante resolución fundada del Consejo de Administración, explicitando en cada caso los motivos que justifican la medida. Esta fundamentación permite que el eventual afectado conozca las razones de su baja y en su caso, pueda cuestionar su validez por las vías correspondientes.
Dado que no se trata de un acto constitutivo de efectos jurídicos nuevos, sino del reconocimiento de una situación fáctica que ha tornado abstracta la condición de asociado, no existe una obligación jurídica de notificación previa al asociado, en tanto las diligencias previas son las que dan validez a la medida.
Una función esencial para la vida cooperativa.
Lejos de ser una práctica excepcional, el control del padrón constituye una función esencial del gobierno cooperativo. De su correcta ejecución dependen, el correcto diseño empresario y la administración del objeto cooperativo.
Una cooperativa que no controla su padrón no sólo incumple un deber legal, sino que pone en riesgo su propia institucionalidad. En cambio, un control ejercido con fundamento jurídico, razonabilidad y respeto de los derechos, fortalece la transparencia, la seguridad jurídica y la vigencia real de los principios cooperativos.
